Qué es la declaración responsable en Verifactu

No existe ningún sello de "aprobado por Hacienda" para el software de facturación. Lo que existe es una declaración responsable, y entender qué es te ayuda a distinguir un proveedor serio de uno que solo dice serlo.

Qué es una declaración responsable, en general

Es una figura que se usa en muchos trámites con la administración española, no solo en Verifactu: en vez de que un organismo revise y apruebe algo antes de que puedas actuar, tú mismo declaras por escrito que cumples los requisitos, bajo tu responsabilidad, y la administración se reserva el derecho de comprobarlo después. Es más rápido para todos, pero traslada la responsabilidad de decir la verdad a quien firma.

Cómo se aplica a Verifactu

La Agencia Tributaria no homologa, no certifica ni aprueba caso por caso el software de facturación. En su lugar, cada empresa que desarrolla un sistema de facturación firma una declaración responsable afirmando que su producto cumple los requisitos técnicos del RD 1007/2023: que genera el registro, que lo encadena con huella digital, que lo envía correctamente.

Esa declaración no se presenta ante ningún registro ni trámite de Hacienda —no existe un formulario ni un modelo para eso—: tiene que estar por escrito y visible en el propio programa, y en el momento en que alguien lo contrata, y el fabricante tiene que guardarla para enseñarla si el cliente o la Agencia Tributaria la piden. A partir de ahí el software puede comercializarse. Hacienda puede comprobar después, mediante inspección, si lo que se declaró es cierto.

Qué significa esto para ti como usuario

Dos cosas, y conviene separarlas.

Primero: si tu proveedor de software firmó la declaración responsable, tienes una base razonable para confiar en que su producto está pensado para cumplir. Es la señal más cercana a una garantía que existe en este sistema — no hay nada más oficial por encima.

Segundo, y este matiz importa: la responsabilidad final de que tus facturas cumplan la norma recae sobre ti como emisor, no solo sobre quien te vendió el programa. Si tu proveedor no cumplió lo que declaró, tú eres quien tiene el problema con Hacienda en primera instancia, aunque después puedas reclamar al proveedor. Por eso elegir un proveedor serio no es un detalle menor — es la decisión que más protege tu propia exposición.

Cómo saber si un proveedor la ha firmado de verdad

Pregúntaselo directamente. Una empresa que realmente ha firmado su declaración responsable no tiene ningún problema en decírtelo, y muchas la publican en su propia web —de hecho la norma les obliga a que sea visible—. Si un proveedor responde con evasivas, o usa la palabra "homologado" —que la norma no contempla como concepto—, es una señal de alarma.

Lo que tienes que hacer ahora

1. Pregunta a tu proveedor actual si ha firmado la declaración responsable de cumplimiento del RD 1007/2023, y pide que te lo confirme por escrito.
2. Desconfía de quien diga "homologado por Hacienda". Esa expresión no existe en la norma; es, como mínimo, una forma imprecisa de hablar.
3. Recuerda que la responsabilidad última es tuya como emisor. Elegir un proveedor serio no es solo comodidad, es protegerte a ti mismo frente a una posible inspección.

En Coteo vamos a firmar nuestra propia declaración responsable antes de abrir, precisamente porque sabemos que es lo único que de verdad da tranquilidad en este sistema. Puedes leerla —o ver por qué todavía no está firmada— en nuestra propia página de declaración responsable. Mientras tanto, puedes probar Coteo gratis en coteo.es, sin tarjeta, y quedarte con el precio de fundador bloqueado.