¿Excel sirve para facturar con Verifactu?

No. Ni Excel, ni Word, ni ningún editor de texto o plantilla, por muy bien diseñada que esté. La respuesta corta es esa. La razón está en lo que exige la norma, no en el aspecto del documento.

Qué le falta exactamente a una factura de Excel

Verifactu no pide que la factura parezca profesional. Pide tres cosas que pasan por debajo del documento, y que Excel no hace ni puede hacer por su cuenta:

Registro de facturación. Cada factura tiene que generar un registro con tus datos, los del cliente, el desglose de IVA y la fecha, en el momento exacto de emitirla. Un archivo de Excel no genera ningún registro — genera un archivo.

Huella digital encadenada. Cada registro se vincula matemáticamente con el de la factura anterior, de forma que si alguien borra o modifica una de en medio, la cadena deja de encajar y queda constancia. Excel no encadena nada: puedes borrar la fila 47 y Excel no se entera, ni deja rastro de que ha pasado.

Envío a la Agencia Tributaria. El registro se manda a Hacienda en el mismo momento de facturar. Excel no tiene conexión con la AEAT, ni la va a tener nunca — no es lo que fue diseñado para hacer.

"Pero le puedo poner un código QR"

Es el intento más habitual, y no funciona. El QR no es un adorno que se pueda añadir a cualquier PDF: es la consecuencia visual de que, por detrás, existan el registro, la huella y el envío. Poner una imagen de QR en una plantilla de Excel sin que haya nada de eso detrás no cumple la norma — es un código QR que no verifica nada, porque no hay ningún registro real al que apunte.

"Uso una plantilla que ya trae hueco para el QR"

Mismo problema. El hueco para el QR en una plantilla no genera el registro ni la huella; solo dice dónde pegar una imagen. Si detrás no hay un sistema que registre, encadene y envíe, ese QR es cosmético.

Lo que sí puedes seguir haciendo en Excel

No todo lo relacionado con tu negocio tiene que salir de un sistema conforme con Verifactu — solo las facturas que emites a tus clientes. Puedes seguir usando Excel sin ningún problema para:

• Presupuestos y estimaciones que aún no son facturas.
• Tu contabilidad interna de gastos y control de caja.
• Cualquier hoja de seguimiento que no sea, en sí misma, el documento legal que envías a un cliente como factura.

El límite está en el momento en que ese documento se convierte en la factura oficial que recibe tu cliente. Ahí es donde tiene que intervenir un sistema conforme, no antes.

Lo que tienes que hacer ahora

1. Identifica qué parte de tu proceso actual es "la factura" de verdad — el documento final que le mandas al cliente — y separa eso del resto de tus hojas de trabajo.
2. No confundas una plantilla bonita con cumplimiento. Si tu proveedor solo te ofrece una plantilla con hueco para el QR y no un sistema que registre y envíe, no cumple.
3. Migra la parte de facturación a un sistema conforme antes de tu fecha límite, aunque sigas usando Excel para todo lo demás.

En Coteo hemos construido precisamente esto: un sistema donde emitir la factura genera el registro, la huella y el envío a Hacienda sin que tengas que pensarlo. Puedes probarlo gratis en coteo.es, sin tarjeta, y quedarte con el precio de fundador bloqueado.