Qué pasa con tus facturas si cambias de programa a mitad de año

Es la pregunta que casi nadie hace en voz alta, pero que frena más migraciones que el precio: "¿y si cambio de programa y se me lía todo?". La respuesta corta es que no se lía nada — pero merece la pena explicar por qué, punto por punto.

"¿Mis facturas antiguas siguen siendo válidas?"

Sí, exactamente igual que antes. Una factura ya emitida es válida por cómo se emitió en su momento, no por el programa que uses hoy. Cambiar de sistema no las invalida, no hay que "reemitirlas" ni volver a mandarlas a ningún sitio. Lo único que tienes que seguir haciendo es conservarlas el tiempo que exige la normativa — eso no depende de qué programa las generó.

"¿No se rompe la cadena de Verifactu?"

No, porque no hay una única cadena universal que una todo tu histórico. Cada sistema de facturación lleva su propia cadena de registros, encadenados entre sí por su propia huella digital — es así por diseño, no un defecto: la norma no exige que dos programas distintos compartan una cadena técnica, exige que cada uno lleve la suya bien hecha. Cuando empiezas en un sistema nuevo, ese sistema arranca su propia cadena desde tu primera factura ahí. Es exactamente lo que pasa cuando cualquier autónomo empieza a facturar por primera vez con cualquier programa: la cadena tiene que empezar en algún sitio.

"¿Y la numeración? No quiero un hueco"

Esto sí depende del programa, y es donde hay que fijarse. Un hueco en la numeración de facturas es algo que tienes que poder explicar si Hacienda pregunta — no es ilegal cambiar de programa a mitad de la serie, pero sí conviene evitar el hueco si se puede. En Coteo, el número por el que empiezas a facturar lo pones tú mismo en Ajustes: si tu última factura en el programa anterior fue la 47, pones que la siguiente en Coteo sea la 48, y sigues sin que se note el cambio de sistema por fuera.

"¿Tengo que migrar mis facturas antiguas al programa nuevo?"

No hace falta, y en la práctica casi nadie lo hace: las facturas de antes se quedan donde están, guardadas en el programa o el archivo desde el que se emitieron, disponibles si las necesitas para una declaración o una inspección. Lo que sí puedes hacer, si te interesa tener todo en un solo sitio para consultarlo, es importar los documentos antiguos como referencia — pero eso es comodidad, no una obligación legal.

Lo que tienes que hacer si vas a cambiar

1. Guarda el acceso al programa anterior el tiempo que exige la conservación de facturas, aunque ya no lo uses para facturar. No hace falta pagarlo si tiene una opción gratuita de solo consulta.
2. Anota el último número emitido en cada serie antes de dejar de usarlo, para poder seguir exactamente donde lo dejaste en el programa nuevo.
3. Cambia de programa entre facturas, no a mitad de una declaración trimestral si puedes elegir — no es obligatorio, pero simplifica el trimestre en el que migras.

Prueba antes de decidirte

En Coteo puedes darte de alta y probarlo con tus datos reales durante 14 días, sin tarjeta — coteo.es — y decidir con calma antes de mover nada de verdad.